Атоматизация в работе с документацией

В некоторых организациях работа с исполнительной документацией ведется не системно, что приводит к неразберихе на момент сдачи документов. Нужно составлять множество актов освидетельствования работ, составлять реестры не только актов, но и сертификатов. Все это требует колоссального количества времени, которое тратится на рутинную работу.

Естественно, при появлении подобной проблемы возникает потребность в ее решении. Самое простое и доступное, обратиться к тем инструментам, которые давно известны и привычны, которые есть, пожалуй, на каждом компьютере: MS Word и Excel. Сотрудники некоторых компаний используют эти инструменты для автоматизации процесса формирования актов освидетельствования скрытых работ. Безусловно, это упрощает работу, однако некоторые из пользователей, обсуждая эти инструменты в профессиональных сообществах, указывают на недостатки: «…корячусь в Ворде. В экселе делаю список актов с приложениями и автоматическую нумерацию…», «…там такой акт длиннющий, чуток больше данных и на три страницы вылазит, а нужно на две. Приходится в ворде мудрить, то вставлять строку, то удалять, то полстроки сделать…». Некоторые используют слияние, создавая документ в Word и Excel. Плюсы метода «слияния» в том, что акты не нужно хранить в разных файлах, тратить время на редактирование каждого; в таблице просматривается хронология работы, изменения вносятся быстрее.

Всеми этими преимуществами обладает и специализированный сервис OVERBOSS. Это программный продукт, разработанный специально для строителей. Здесь ведется
журнал входного контроля и общий журнал работ в электронном виде, что не только «оберегает» от форс-мажорных ситуаций с бумажными версиями документов, но и дает возможность не вводить информацию вручную впоследствии при формировании других документов. Заполнение журналов на объекте, выполнение хода работ и поступление материалов можно контролировать через интернет.

Информация для актов выбирается из заполненного ранее журнала работ, ответственные лица выбираются из списка, которые также был заполнен ранее. Информация вносится один раз и отображается во всех актах автоматически. При необходимости в шаблон можно внести изменения, они автоматически отобразятся во всех сформированных документах.

Пожалуй, главное преимущество современных разработок – удобство. Удобство непосредственно в работе с системой, поскольку она понятна и проста для каждого пользователя ПК; удобство в работе с документацией, поскольку лишняя, затратная по времени работа максимально автоматизирована.