Приличная компания арендует офис

Расходы на аренду офиса составляют одну из самых значимых статей бюджета молодых и неокрепших компаний. Так что любого руководителя время от времени (особенно если дела идут неважно) посещает желание как-то сократить эти затраты – например, найти более бюджетный вариант. Попробуем разобраться, на чем допустимо сэкономить при аренде офисных площадей, какими опциями можно безболезненно пожертвовать, а в каком случае погоня за дешевизной принесет только убытки.

Престиж стоит денег
По международной классификации офисные здания делят на четыре категории: А, B, C, D. Класс А – самые дорогие и высокотехнологичные деловые центры, где буквально каждая мелочь нацелена на максимальную эффективность бизнес-процессов. Тратить немалые деньги на подобный офис (для столицы $750-1300/кв. м в год) – всегда имиджевое решение для руководства компании. Так что если небольшая фирма не оказывает VIP-услуги и вопросы престижа не являются первостепенными, то мотивов иметь такой офис остается очень немного.

Класс B – более скромные по оснащению и доступные по арендным ставкам (для Москвы – $350-650/кв. м в год) офисные здания, имеющие оптимальное соотношение «цена/качество». Свободная планировка, современные коммуникации и инфраструктура делают их лучшим выбором для фирм, уверенно «стоящих на ногах». По словам Ольги Ясько, директора по исследованиям и аналитике компании Knight Frank Russia & CIS, ради сокращения затрат немалая доля компаний переезжают в класс B из премиальных офисов.

Если нужно еще «ужаться» в расходах, компанию ждет переезд в офис класса С – административное здание постройки ранее 1990-х гг., перепрофилированное для офисного использования. В большинстве своем такие объекты сохранили советскую кабинетную планировку, старые коммуникации и примитивную инфраструктуру.

Еще ниже арендные ставки в офисах класса D, расположенных в типичных институтских зданиях советских времен в состоянии «без ремонта». Наконец, немало офисов сейчас сдается в переоборудованных подвалах, бывших мастерских и складских постройках. В международной классификации для них даже не нашлось буквы, в России же их стыдливо именуют офисами класса E и F.

С уменьшением класса офиса уменьшается не только его цена и престижность, но и серьезно ухудшаются условия работы сотрудников и привлекательность компании в глазах клиентов. Понимая это, многие руководители даже в самые трудные времена стараются не «опускать планку» требований к офису и ищут менее болезненные способы сокращения затрат.

Центр или периферия?
Cэкономить немалые деньги можно не только перебравшись в офис классом пониже, но и выбрав вариант в отдаленных районах города. К примеру, в Москве внутри Садового кольца аренда «квадрата» в 2-3 раза дороже, чем на окраинах . Та же тенденция отмечена и в других крупных российских городах.

Как можно догадаться, эта разница в ценах отнюдь не случайна. Неудачное расположение на окраинах города, например, по соседству с промышленной зоной или просто с неудобным подъездом, может отпугнуть клиентов – и тогда попытка экономии обернется катастрофой.

Как поясняет Валерия Зырянова, директор агентства недвижимости «Вип-НТ», ключевым аспектом при решении вопроса об оптимальном местоположении офиса является вид деятельности компании и соответствующий тип офиса.
Для организаций, ориентированных на обслуживание розничных клиентов (финансовая сфера, страхование, туризм, юридические услуги и т.п.) нужен клиентский офис, к которому предъявляется целый ряд специфических требований.
«Для клиентского офиса особо значимы хорошая доступность с помощью личного и общественного транспорта, развитая инфраструктура. Большое преимущество – наличие отдельного входа, собственной просторной приемной со стойкой администратора (reception), возможность размещения наружной рекламы – на фасаде здания или у входа», – добавляет Валерия Зырянова («Вип-НТ»).

На окраинах далеко не всегда можно найти помещения, которые соответствуют этим требованиям. Тем не менее, в спальных районах города близость потенциальных клиентов компенсирует все возможные недостатки.
Если сфера деятельности компании не предполагает большого потока сторонних посетителей, то, скорее всего, подойдет рабочий офис. Примером могут быть редакции СМИ, оптово-торговых фирм, компании IT-сектора (телекоммуникации, разработка и поддержка программных продуктов). Поскольку он предназначен только для размещения рабочих мест сотрудников, особых требований к нему гораздо меньше. Но и тут важна хорошая транспортная доступность, позволяющая работникам не тратить много времени на дорогу.

Планировка офисного пространства
Поскольку стоимость аренды прямо зависит от площади офиса, в поисках резервов для сокращения затрат может появиться идея переехать в помещение поменьше.
 
Требуемый метраж определяется исходя из численности персонала, так что тут пространства для маневра не столь уж много. Согласно санитарным нормам , на одно рабочее место, оснащенное компьютером, должно приходиться не менее 4,5 кв. м. Нарушать эти нормативы чревато проблемами с трудовой инспекцией и ухудшением психологической атмосферы в коллективе.

Многие эксперты уверены, что есть альтернативный ресурс для оптимизации офисных площадей: вместо привычной для россиян кабинетно-коридорной схемы использовать планировку типа «опен-спейс» (open space – «открытое пространство»). Все рабочие места в таком случае располагаются бок о бок в одном большом помещении. При этом они могут быть частично изолированы стационарными или и мобильными офисными перегородками.

Практика показывает, что такая организация офисного пространства позволяет с комфортом разместить на той же площади на 30% больше рабочих мест, а значит, не оплачивать аренду лишних квадратных метров. При этом, как замечают сами руководители компании, эффективность работы персонала только увеличится.

«Планировка по американскому принципу «опен-спейс» для меня предпочтительна, – говорит Татьяна Павленко, директор торговой компании «Смайли-Регион». – Конечно, это решение не привычно для россиян, но для рабочего процесса более эффективно. Общее пространство дисциплинирует, создает соответствующую атмосферу, а при правильной расстановке рабочих мест легче контролировать сотрудников».

Надо отметить, что оптимизировать площади и реализовать «открытое пространство» не получится в офисах низкого ценового уровня – там кабинетно-коридорная схема заложена еще в проекте здания. А вот в современных офисных центрах классов А и B со свободными планировками чаще всего можно арендовать именно столько квадратных метров, сколько действительно нужно для размещения сотрудников. Организация офисного пространства осуществляется стационарными каркасными перегородками – с их помощью можно выделить зону «опен спейс», кабинеты руководства, переговорные и бытовые зоны.

Микроклимат в офисе
Специалисты по охране труда утверждают, что микроклимат в офисе имеет очень серьезное влияние на работоспособность сотрудников. Руководство может не обращать внимания на жалобы персонала на жару или холод, сквозняки или духоту. А вот регулярная оплата сотрудникам больничных листов и простои из-за простуд являются куда более значимым аргументом в пользу выбора помещений с оптимальным микроклиматом.

Требования к основным показателям офисного микроклимата досконально описаны в санитарных нормативах: при температуре 19-21 ºС и относительной влажности 40-50% воздух в помещении должен полностью обновляться 3,5 раза в час, а на каждого сотрудника должно приходиться не менее 60 куб. м свежего  воздуха в час.
 
Бизнес-центры высокого класса нередко оснащены системам центрального кондиционирования и вентиляции. Они автоматически поддерживают в офисе необходимые параметры микроклимата и достаточную скорость циркуляции воздуха. Но в офисах класса С и ниже с устаревшими инженерными системами ситуация может быть совсем иной: холод в зимнее время, «перетопы» в межсезонье, жара и духота летом. В итоге арендатор вынужден тратиться на дополнительное климатическое оборудование, на оплату счетов за пользование обогревателями, да и на работоспособности и здоровье сотрудников это сказывается самым отрицательным образом. Клиенты также будут явно не в восторге.

Минимальный набор «удобств» для офиса в таком случае – современные радиаторы с термовентилями, позволяющими регулировать теплоотдачу, сплит-системы с функцией не только охлаждения, но и очистки воздуха от пыли и, конечно, энергосберегающие окна.

«Даже самая совершенная климатическая система окажется бесполезной, если окна будут пропускать уличный воздух и терять большую часть выработанного тепла. Так что одним из основных критериев при подборе офиса должно стать наличие современных энергосберегающих окон, – считает Евгений Варакса, директор по маркетингу компании «PROPLEX», первого российского разработчика и крупнейшего производителя оконных ПВХ-систем по австрийским технологиям. – Они защищают офисные помещения от сквозняков, морозов и уличного шума, обеспечивая поддержание основных параметров микроклимата. Кроме того, в летнее время такие окна станут на пути жары, сокращая затраты на кондиционирование».
К примеру, офисное здание Барнаульского отделения телекоммуникационной компании ОАО «Ростелеком» силами специалистов из фирмы «Барнаульские окна» было остеклено энергоэффективной оконной системой PROPLEX-Optima.
 
Для клиентских офисов с отдельным входом, расположенных на первом этаже, также важны высокие теплосберегающие качества входных групп – иначе затраты на отопление будут слишком велики, а клиенты и сотрудники станут испытывать дискомфорт. В качестве действительно хорошего решения можно привести фасад ювелирного магазина «Престиж» (Республика Коми, г. Ухта), обустроенный оконной компанией «Тайбала». Помимо окон PROPLEX-Optima здесь для входной группы была использована дверная система PROPLEX цвета «золотой дуб». Благодаря высоким эстетическим качествам этот проект стал победителем всероссийского конкурса «Лучший ювелирный магазин» 2008 года. Конечно, офисы такого уровня найти непросто даже в крупных городах, но для компаний, которые обслуживают большой поток розничных клиентов, приведенный пример может служить хорошим ориентиром.

Важные нюансы
Отдельным пунктом стоит упомянуть требования к освещению офисных помещений. Научно доказано, что искусственное освещение, каким бы качественным оно ни было, угнетает нервную систему человека и понижает его работоспособность. Поэтому необходимо, чтобы на протяжении всего светового дня в кабинеты попадало максимум солнечного света.
 
«Конечно, естественное освещение всегда предпочтительно. Идеально, если расположение рабочих столов относительно окон позволяет добиться нормативного уровня освещенности на рабочих столах 300-500 люкс , – рассказывает Евгений Варакса (PROPLEX). – А чтобы в летнее время света не оказалось слишком много, окна стоит оснащать тонирующими пленками и регулируемыми жалюзи».

Еще одним важным нюансом является состояние IT-коммуникаций (интернет, телефонные линии, локальные сети). Проблемы со связью и компьютерной сетью могут полностью парализовать работу компании, а клиенты, не имея возможности дозвониться в офис, предпочтут конкурентов. Так что, арендуя офис с готовой IT-инфраструктурой, стоит заранее оценить ее надежность, ориентируясь на отзывы предыдущих арендаторов, соседей по офису или же мнение приглашенного эксперта.
Сергей Демидов, руководитель отдела разработки компании «Open City»,  выделяет три главных фактора, которые влияют на безотказность коммуникаций: «Во-первых, в офисах обязательны дублирующие каналы связи – основной и резервный, причем от разных провайдеров. Во-вторых, сама структура корпоративной сети должна быть четкой и простой, так как усложнение ведет к увеличению количества сбоев. В-третьих, необходимы резервные источники электропитания и бекап-серверы для снижения вероятности потери ключевой информации в случае технических сбоев».

Подобных нюансов выбора офиса в зависимости от специфики работы компании еще немало. Например, решающим фактором может оказаться наличие у делового центра достаточного количества мест для парковки, конференц-зала или собственного буфета-столовой. Любой бизнес – это прежде всего люди, сотрудники и клиенты, и если слишком активно и необдуманно экономить на их комфорте, то рано или поздно можно лишиться и тех, и других.

Пресс-служба производителя оконных систем PROPLEX