Офис высокой производительности

Котлукова Светлана,  руководитель службы маркетинга компании «Астарта престиж»

Офис компании – это его визитная карточка, своеобразное резюме, по которому можно судить о многом, например, какова деятельность фирмы и ее услуги, история и ценности, а также внутрикорпоративная политика. Именно поэтому к оформлению офиса необходимо подходить с особой ответственностью, задумываясь о том, каким образом необходимо позиционировать компанию в глазах клиентов, партнеров и сотрудников.
По наблюдениям психологов, первоначальное мнение о компании складывается у посетителя в первые несколько секунд на основе визуального восприятия, и изменить его в дальнейшем крайне затруднительно. На сегодняшний день существует большое количество способов донесения основной бизнес-идеи с помощью оформления интерьера, но, по мнению дизайнеров, они сугубо индивидуальны. Однако несколько конкретных советов все-таки существует.
Во-первых, формируя офисные зоны, необходимо предусматривать запас площади на кадровый рост. Даже если свободные комнаты не используются, их можно на время переоформить в дополнительную переговорную или шоу-рум.
Во-вторых, необходимо принимать во внимание ориентированность компании на клиентов, ведь, сколько компаний, столько и методов работы: одни встречаются с сотней человек в день, другие принимают партнеров раз в месяц, а третьи предпочитают выездные переговоры. В зависимости от этих подходов, рассчитывается и площадь представительских зон: есть ли необходимость делать большую приемную, какое количество переговорных будет достаточно.
Кроме того, на оформление офиса влияют и бизнес-процессы внутри самой компании. Например, если линейные руководители практикуют личные встречи, им не обойтись без собственного кабинета, а в случае, когда в работе важен командный подход, лучше разместить сотрудников отдела в едином пространстве.
И, наконец, немаловажный фактор оформления офисного пространства – это забота, которую готова проявить компания о своих работниках. Речь идет не только о комфортных условиях труда, удобной планировке, эргономичном освещении и размещении предметов мебели в рабочей зоне, но и о таких нюансах, как гардеробная, кухня, место для отдыха. От всего этого зависит усердие, с которым сотрудники будут отдаваться работе. Так, исследование, проведенное компанией HeadHunter, показало, что 93% сотрудников отмечают прямую связь между удобством рабочего места и качеством и эффективностью их работы, причем, чем старше работники, тем важнее для них удобство рабочего пространства.
Стимулирующая планировка
Сегодня многие пытаются сэкономить на аренде офиса, поэтому снимают небольшие помещения. Бывает, что сотрудники буквально сидят друг у друга на головах. Все это сказывается на работоспособности. Психологи доказали, что для эффективной работы сотрудников имеет значение, как располагаются их рабочие места. Например, столы лучше ставить так, чтобы позади человека была стена – тогда он будет чувствовать себя защищенным, не рекомендуется сажать сотрудников лицом друг к другу. Кроме того, при планировке офиса необходимо соблюдать нормативы, которые установлены в специальных санитарно-эпидемиологических правилах:
–– на одного человека должно приходиться не менее 4,5 квадратных метров помещения;
–– расстояние между столами с видеомониторами (если столы стоят напротив друг друга) должно быть не менее двух метров, а расстояние между боковыми поверхностями видеомониторов – не менее 1,2 метров;
–– рабочее место сотрудника следует оборудовать подставкой для ног, которая должна быть определенных размеров (30 на 40 см), иметь определенный угол наклона (до 200), поверхность подставки должна быть рифленой и иметь по переднему краю бортик высотой 10 мм;
–– рабочее кресло сотрудника должно быть подъемно-поворотным, регулируемым по высоте и углам наклона сиденья и спинки. При этом регулировка каждого параметра должна быть независимой, легко осуществляемой и иметь надежную фиксацию.
Ответственность за несоблюдение норм охраны труда
Если при проверке инспекция труда выявит, что рабочие места Вашей компании оборудованы в нарушение установленных норм, то Вас и компанию могут наказать. Например, Вас, как должностное лицо вправе оштрафовать на 1000–5000 руб. Вашу компанию могут наказать на сумму от 30 тыс. до 50 тыс. руб. Если же в течение трех лет контролеры выявят данное нарушение еще раз, то Вас могут дисквалифицировать на срок до трех лет. Ответственность предусмотрена статьей 5.27 Кодекса об административных правонарушениях.
Говоря о размещении рабочих мест сотрудников, в зависимости от рода их деятельности используется разный подход. Например, для бухгалтеров нужно выделить отдельное помещение, а для работников, чья деятельность связана с общением (sales-менеджеры, операторы call-центров, специалисты по PR) больше подходят свободные пространства. Дело в том, что им необходимо видеть перед собой перспективу, поэтому ни в коем случае нельзя сидеть лицом к стене.
Для представителей творческих профессий важнее мебель, световое оформление, элементы декора – необходимо разнообразить впечатления, чтобы стимулировать их творческую мысль. При оформлении помещений для технических специалистов большее внимание уделяется функциональности помещения.
Нельзя забывать и о качестве отделки офисов и характеристиках используемых материалов: они должны быть стильными и долговечными. Для напольных покрытий выбирают промышленный линолеум или керамогранит, при отделке стен отдают предпочтение материалам, долго не требующих реставрации, например, фактурной штукатурке.
Большое значение и для сотрудников, и для клиентов имеет уровень шума в помещении, поэтому популярностью пользуются системы перегородок, разделяющие пространство рабочих мест и переговорных кабинетов, в состав которых включен специальный звукоизоляционный материал.
Фирменная колористика
Как показывает практика, одной из самых распространенных ошибок при оформлении офиса становится выбор неудачного цветового решения. Причины ошибок состоят в том, что к профессионалу владельцы бизнеса обращаются слишком поздно, полагаясь на собственный вкус и корпоративный стиль. Однако зачастую корпоративные цвета отличаются яркостью и сочностью, поэтому их весьма сложно использовать на стенах, в освещении, мебели и в декоре. В цветомастерстве существует огромное количество нюансов, ведь наукой доказано, что цвет и его оттенки воспринимаются не только визуально, но и другими органами чувств. По утверждению психологов, к нежелательным цветам обычно относят чересчур яркий, раздражающий красный, подавляющий черный, оранжевый, поскольку он утомляет глаза и отвлекает от работы. Совершенно недопустимы с точки зрения психологии и стиля полосатые стены, сочетающие резко контрастные оттенки.
Задача при оформлении заключается в том, чтобы оттенки вдохновляли, но не были слишком кричащими. Как вариант, можно разместить их яркими пятнами на довольно спокойном фоне. Стимулировать творческую деятельность будет зеленая, серо-золотистая и сиреневая гамма. Для рабочей зоны инженерно-технологического персонала и финансовых групп в отделке помещений больше подойдут спокойные оттенки: бежевый, слоновая кость. А темные цвета будут угнетать любого человека, поэтому использовать их в рабочей зоне нежелательно.
Например, оформление офиса компании «Астарта престиж» подчеркивают идею того, что каждый сотрудник – это внутренний клиент, поэтому важно, чтобы им работалось «в кайф». Каждый отдел компании может похвастаться совершенно уникальным оформлением, к которому ежегодно прилагают руку все сотрудники компании. К тому же офис выполняет и немаловажную функцию шоу-рума. Ресепшн, например, выполнен в спокойных пастельных тонах, отдел продаж – в более ярких и динамичных, отдел рекламы – в неординарном сочетании фиолетовых перегородок и красно-желтой мебели, комната отдыха – в оригинальном китайском стиле.
Кабинет генерального директора оформлен в спокойном классическом стиле и декорирован дорогим итальянским шпоном, а президента группы компаний – в красных тонах, который, кстати, предпочитает в одежде его хозяйка. Такой подход к оформлению офиса, когда каждый сотрудник может определить даже цвет стен, в которых он будет проводить свои восемь рабочих часов, помогает создать творческие условия работы и существенно повысить мотивационный уровень персонала.
Кроме того работоспособность сотрудника во многом зависит от освещенности. Если света много, сотрудники более активны, а в темном и мрачном помещении возникает ощущение подавленности.
Мебельные акценты
Необходимо отметить, что сложно выделить основные правила, в соответствии с которыми определенный стиль оформления подходит конкретному роду деятельности компании. Однако некоторые материалы, цвета и детали в интерьерах смотрятся нелепо, а некоторые – являются обязывающими. Например, пластик, олицетворяющий мобильность и легкость, вряд ли впишется в обстановку банков или крупных юридических компаний. Интерьер в ярких флуоресцентных цветах, создающих сильные акценты, свойственен креативной атмосфере, например, рекламному или PR-агентству. А вот модный сегодня хай-тек с волнообразными, изогнутыми линиями, скругленными углами, блестящими поверхностями и минимализмом достаточно универсален, поскольку отражает прогрессивность и технологичность, актуальные для многих компаний.
Важно отметить также национальные особенности оформления помещений иностранных компаний, работающих на российском рынке, которые стремятся отразить свои особенности при обустройстве офиса. Например, в немецких офисах во главу угла ставится эргономичность, в английских компаниях встречаются произведения искусства, антиквариат, французские интерьеры отличает обилие ажурных декоративных деталей, а итальянские офисы – дорогая обстановка в пастельных тонах.
В американских компаниях распространен принцип open space, уже давно прижившийся в России, когда сотрудники находятся в одном зале, но каждое рабочее место разделено перегородками. При этом пространственное решение открытых рабочих зон зависит от корпоративной культуры компании, ее организационной структуры и конкретных задач.
Однако далеко не все сотрудники в восторге от открытых площадей, а в некоторых случаях в результате таких нововведений производительность существенно падает. Компромиссный вариант между «открытостью» и «кабинетной системой» предоставляют мобильные или стеклянные перегородки.
Опрос, проведенный компанией «Астарта престиж» среди менеджеров московских компаний:
В каком офисе вы бы хотели работать?
Я бы хотел работать в отдельном кабинете.  44%
Я хотел бы работать в коллективе в офисе «Open Space». 5%
Меня устроила бы работа в кабинете с 3-5 коллегами.  25 %
Мне все равно, в каком офисе работать 26%
Распространение типа open space повлекло и изменения в линейке офисной мебели. Например, облегчены несущие элементы рабочих столов, их форма изменена на более обтекаемую, а рабочие места формируются так, что благодаря приставным элементам, вокруг одного стола могут работать несколько человек. В этом помогают «надстройки» на столах, навесные шкафчики, стеллажи, полки, настольные панели. К тому же, кроме удобства и доступности, это экономит до четверти офисной площади.
Еще одним трендом развития современного офисного пространства является появление мест отдыха в непосредственной близости от рабочего места и «кофисов» – неформальных мест, где за чашкой кофе или чая можно обсудить рабочие вопросы. Если позволяют площади, в офисах можно создать комнату для курения или библиотеку, поставить массажное кресло, настольный хоккей и даже теннис, оборудовать тренажерный зал.
Подводя итог вышесказанному, можно сделать вывод о том, что современный бизнес требует новой высокотехнологичной динамики, отказываясь от тяжелой мебели с неповоротливыми столами. Ему на смену приходит рабочий интерьер, готовый меняться вместе с сотрудниками, с быстро трансформируемыми рабочими зонами, легкой мебелью, современными коммуникациями. Хотя индивидуальные решения и накладывают отпечаток на оформление офисных помещений, главным все-таки остается интерьерная функциональность и создание комфортных условий работы сотрудников.